Alicia E. Silva Avila,
Alma J. Domínguez Lugo,
Griselda Cortes Morales,
Eliezer A. Sandoval Rangel
Artículo PDF
CienciaCierta #38, abril-junio 2014
volver
Resumen
El presente trabajo comprende la elaboración de una aplicación web la cual pueda facilitar el manejo y llenado de un formato, el cual es utilizado para mantener un control del presupuesto utilizado en compras no planeadas. Dichas actividades, requieren la aprobación de varios gerentes para su realización; es decir, se sigue un flujo de aprobaciones. Al automatizar dicho proceso, se eliminará el uso del papel, así como también el espacio físico utilizado para el almacenamiento, debido a que se realizará de forma digital. La aplicación realizada será necesario manejarla en un ambiente web, considerando que de esta manera su manejo será fácil, además el proceso se llevará a cabo de forma más sencilla y será menos agotador.
Palabras clave: Páginas Web, decision form, interfaz gráfica, java, bases de datos.
Introducción
Aplicaciones web
En general, el término también se utiliza para designar aquellos programas informáticos que son ejecutados en el entorno del navegador (por ejemplo, un applet de Java) o codificado con algún lenguaje soportado por el navegador (como Java Script, combinado con HTML); confiándose en el navegador web para que reproduzca (renderice) la aplicación.
Una de las ventajas de las aplicaciones web cargadas desde internet (u otra red) es la facilidad de mantener y actualizar dichas aplicaciones sin la necesidad de distribuir e instalar un software en, potencialmente, miles de clientes. También la posibilidad de ser ejecutadas en múltiples plataformas.
Interfaz gráfica de las aplicaciones web
La interfaz gráfica de una aplicación web puede ser sumamente completa y funcional, gracias a las variadas tecnologías web que existen: Java, Java Script, DHTML, Flash, Silverlight, Ajax, entre otras.
Prácticamente no hay limitaciones, las aplicaciones web pueden hacer casi todo lo que está disponible para aplicaciones tradicionales: acceder al mouse, al teclado, ejecutar audio o video, mostrar animaciones, soporte para arrastrar y soltar, y otros tipos de tecnologías de interacción usuario-aplicación.
Bases de datos en Web
Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
Las compañías, para desarrollarse, necesitan información y la necesitan suficiente, rápida, veraz y oportunamente. De eso se encarga el Sistema de Información, debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías informáticas que facilitarán la administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad todas las empresas requieren de la implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones empresariales.
Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización competitiva, es fundamental evaluar las técnicas actuales y la tecnología disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la gestión de la información relevante.
Java
• Java es una tecnología que se usa para el desarrollo de aplicaciones que convierten a la Web en un elemento más interesante y útil. Java no es lo mismo que javascript, que se trata de una tecnología sencilla que se usa para crear páginas web y solamente se ejecuta en el explorador.
• Java le permite jugar, cargar fotografías, chatear en línea, realizar visitas virtuales y utilizar servicios como, por ejemplo, cursos en línea, servicios bancarios en línea y mapas interactivos.
Decision Form
La Decisión Form se realiza conforme a un formato establecido por finanzas. El usuario genera y revisa que es lo que está solicitando, se lo entrega a su jefe inmediato (gerente de departamento) el cual revisa para aprobar o rechazar su solicitud, si es aprobada sigue con el flujo pasa con el siguiente gerente que del departamento de PU, en dado caso que fue rechazada el usuario corrige conforme a los comentarios del gerente, así para cada vez que es rechazada, después de que revise y apruebe el gerente de PU pasa con el siguiente gerente (BP) hace el mismo proceso y prosigue con el siguiente usuario que sería el gerente general , después el presidente y por ultimo revisa que todo se halla hecho bien un especialista de BP la ordenaba conforme al folio y la almacenaba por si se usaba posteriormente.
Al ser revisada por él se le asigna el número de folio y se almacena, muchas veces el usuario no se da cuenta del cual fue resultado de la Decisión Form.
Situación
El problema se presenta al llenado de cada formato, donde el usuario escribe con su propia letra lo necesario para el mismo, lo cual no es entendible, teniendo dificultades el lector para saber lo que se requiere generando así un problema. Al generarlo el usuario tiene que dedicar tiempo para darle seguimiento a la solicitud, dejando de hacer sus actividades para realizar este seguimiento, una vez generado y aprobado el acomodo se vuelve otro problema; ordenarlos mediante un folio, al ordenarlo y ubicarlo, se generan más dificultades de donde se almacenará para que no sufra daños el papel.
Por lo que la propuesta es:
1. Tener un control del presupuesto, sobre todo para compras que no fueron planeadas para generar el presupuesto anual o semestral.
2. Tener un control de las compras. Por seguridad se requiere que las compras se autoricen al menos por dos gerentes (regla del sistema JSOX para evitar fraudes). El sistema implementará el flujo de autorizaciones.
3. Automatizar el proceso.
4. Eliminar el uso del papel.
5. Se trata de implementarlo en una plataforma web el cual será más ventajosa, se ubicará en un servidor para que esté al acceso de todos los usuarios que utilicen esta aplicación.
6. La aplicación estará basada en un flujo de aprobaciones para cada estado del proceso el cual será aprobada por varios gerentes, gerentes generales y finalmente por el presidente.
7. Cada usuario podría darle seguimiento a su decisión Form.
Todo esto mediante el desarrollo de una página web llamada Desicion Form.
Propuesta de Solución
Realizar una aplicación web para poder cubrir todos los aspectos mencionados en los objetivos.
La idea es basarse en el proceso manual que se lleva a cabo en la empresa para iniciar desde ese punto, llevando el proceso a automatizarse, resolviendo el problema sobre el control de papel y su almacenamiento, para eso se requiere generar un ambiente en el cual los usuarios puedan interactuar con una computadora, para generar el formato electrónico de Decisión Form.
La cual se generara y se almacenara en un servidor el cual contendrá una base de datos con toda la información que se va generando con el uso de la aplicación.
La aplicación se basaría en la Regla se SJOX la cual sirve para evitar fraudes el cual se implementara por una serie de pasos para la revisión y aprobación de cada solicitud, también se contara con varios tipos de reportes con filtros para la completa disposición de monitorear cada solicitud.
Análisis del sistema
La aplicación se tiene la finalidad de dar servicios a todo usuario que genere una decisión Form. La cual contaría con una página principal donde comienza la aplicación la cual servirá como punto de acceso y de partida, contara con otra página donde se crearan y llenaran los formatos para las nuevas solicitudes, otra página que servirá para que el aprobado pueda revisar la información que contiene cada solicitud donde tomara la decisión de aprobar o rechazar la solicitud, otra página seria la que muestre un mensaje de confirmación, la cual también mandara correo al siguiente aprobador en la lista por ultimo contara con una página de ayuda para que los usuarios puedan guiarse en cada proceso. El sistema contará con un acceso mediante un usuario y contraseña propios para cada uno.
Diseño
En esta fase fue necesario reunirnos con el departamento que está y estará a cargo del funcionamiento, para llegar a establecer las bases sobre la cual se fundara la aplicación:
Se realizó la ruta de aprobaciones la cual decidirá la dirección de cada solicitud dependiendo de las necesidades de cada una.
Se definió los campos necesarios que conformarían cada solicitud llegando así al desarrollo de la estructura de base de datos lo cual lo demuestra la figura 1.
Definir el tipo de acceso, los cargos de usuarios, departamentos, llegar a la conclusión de cómo se alertaría del movimiento de cada solicitud (cambio de estado).
Identificación única de cada solicitud (creación de folio).
Cuando aplica una decisión Form.
Codificación
Para la realización de la aplicación primero se generará la pantalla principal de nuestra aplicación.
Cabe mencionar que la aplicación está desarrollada en visual studio 2010 usando un poco de código asp.net así como código de visual BASIC, también de java script, una clase llamada desccod. La cual es encargada de guardar y leer información de la base de datos así como el llenado de nuestras pantallas, contendrá su login, su sección de filtros para buscar alguna solicitud, y donde se mostrará la información en la parte central.
Conclusiones
Con el desarrollo de la aplicación es posible saber que compras no fueron planeadas, se redujo el tiempo que duraba en seguir el flujo una decisión form, se tiene el control de cada una; de una forma más rápida para acceder a cada solicitud, la aplicación tuvo como objetivo la reducción de generación de papel en cada solicitud.
El usuario estuvo en entrenamiento para saber el funcionamiento de la aplicación aunque con toda aplicación nueva es difícil para que los usuarios la acepten.
Una vez que el usuario tiene conocimientos sobre la aplicación, empieza la interacción entre el usuario y aplicación fue dándose.
La aceptación adecuada para lograr el éxito.
Una vez ya implementado y funcionando, la atención a usuarios es factor importante para el buen funcionamiento.
Resolver cualquier error que logre aparecer deberá ser resuelto a la mayor rapidez posible.
Referencias bibliográficas
ALEJANDRO, J. (s.f.). recursos visual basic. Consultado en http://www.recursosvisualbasic.com.ar/htm/tutoriales/c1-creacion-de-clases.htm
Alvarez, M. (20 de 05 de 2011). Consultado en http://miguelalvareza.wordpress.com/2011/05/20/manejo-de-constantes-variables-y-clases-visual-basic-2/
jgarcia. (18 de 02 de 2005). Consultado en http://www.bitacoradewebmaster.com/2005/02/18/pagina-inicio-de-una-web/
norrojas. (31 de 10 de 2008). Consultado en http://mspnor.com/blog/2008/10/31/sqlprocedimientos-almacenados-paso-a-paso/
Segura, F. (s.f.). webtaller. Consultado en http://www.webtaller.com/maletin/articulos/sobre_creacion_paginas_web.php
smith, s. (s.f.). Consultado en http://www.ehowenespanol.com/objetivo-operador-booleano-info_303408/
